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Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-engiesolutions-sudouest.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), Stephane HOSTEIN est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de https://www.cse-engiesolutions-sudouest.fr (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par Stephane HOSTEIN, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, Stephane HOSTEIN ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Stephane HOSTEIN peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par Stephane HOSTEIN via le service des ressources humaines sont :
Le nom, le prénom, le matricule salarié, la direction régionale de rattachement, le statut et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par Stephane HOSTEIN, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes : le bulletin de salaire, l'avis d'imposition, acte de mariage, certificat de PACS, acte de naissance, justificatifs de paiements, coordonnées bancaire, adresse postale, téléphone portable personnel,
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) ;
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale: acte de mariage, certificat de PACS
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
d) Pour la situation financière :
– montants de revenus d’activité (avis d’imposition), mutuelle, prime, part fiscale ;
– références du compte bancaire.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus bas du barême en vigueur.
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
f) Autres :
cartes cadeau noël
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Stephane HOSTEIN, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Bulletin de salaire: pour verification et validation de la tranche
- Avis d'imposition: identification du quotient famillial pour la prestation rentrée scolaire
- Acte de mariage, certificat de PACS, acte de naisssance: pour l'inscription d'un ayant droit (conjoint,enfant)
- Justificatifs de paiements: pour la prise en charge de tout ou parti pour les prestations activitées sport et culture adultes et enfants propsées par le CSE
- Coordonnées bancaires: pour effectuer les règlements de tout ou parti pour les prestations activitées sport et culture adultes et enfants propsées par le CSE
- Adresse postale: pour l'envois a domicile de cartes cadeaux ou chèques cadeaux
- Mail et téléphone personnel: afin de faciliter la communication du CSE vers le bénéficiaire
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
- attribution de primes de crèche, garderie, ou nourrice, de bourses, ou de prêt à la consommation ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
Stephane HOSTEIN ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
Stephane HOSTEIN est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par Stephane HOSTEIN sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
ILLICADO, nom, prénom, matricule, adresse postale du salarié et nom prénom des ayants droits pour la commande et l'envois de carte cadeaux Noël
HELFRICH, nom, prénom adresse postale du salarié et nom , prénom des ayants droits pour la commande et l'envois de chèquier rentrée scolaire
ANCV papier, nom, prénom, matricule, adresse postale du salarié, direction régionale de rattachement pour la commande et l'envois des chèques vacances
ANCV Connect, nom, prénom, matricule, adresse mail personnelle, téléphone personnel pour la commande et l'envois numérique des chèques vacances
Crédit Mutuel du Sud-Ouest, coordonnées bancaires pour les virements aux bénéficiairs
Stephane HOSTEIN s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Stephane HOSTEIN veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de Stephane HOSTEIN en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : stephane.hostein@ngie.com
par courrier postal à : CSE ENGIE Solutions Sud-ouest 18 rue Thomas Edison 33610 CANEJA
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : Stephane.hostein@engie.com
Stephane HOSTEIN est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
